Hva er de vanligste årsakene til sykefravær?

Sykefraværet har økt, og ledergruppen vil forstå hvorfor.

Noen peker på influensasesongen. Andre mener arbeidsbelastningen har blitt for høy. Kanskje skyldes utviklingen en omorganisering, flere langtidssykmeldinger eller utfordringer som ikke har noe med arbeidsplassen å gjøre.

Alle forklaringene kan være relevante. Problemet oppstår når ledelsen velger én forklaring før den har undersøkt hva som faktisk ligger bak.

Sykefravær har sjelden én enkelt årsak. Det kan skyldes sykdom, belastninger utenfor arbeidet, forhold på arbeidsplassen eller en kombinasjon av flere faktorer. For arbeidsgiver er det derfor viktig å skille mellom hva som forklarer den enkelte sykmeldingen, og hvilke forhold virksomheten kan påvirke gjennom arbeidsmiljøarbeidet.

Diagnose er ikke det samme som årsak

Når en medarbeider blir sykmeldt, kan sykmeldingen være knyttet til en medisinsk diagnose. Diagnosen sier noe om helseplagen, men forklarer ikke nødvendigvis hvorfor plagene oppstod eller hvorfor de førte til fravær fra arbeidet.

To personer med samme helseplage kan ha svært ulik arbeidsevne. Det avhenger blant annet av:

• hvilke arbeidsoppgaver de har
• hvor fysisk eller mentalt krevende arbeidet er
• muligheten for tilrettelegging
• kontroll over arbeidstempo og arbeidsmetode
• støtte fra leder og kolleger
• hvor lenge belastningen har vart
• forhold utenfor arbeidsplassen

En vond rygg kan for eksempel være håndterbar i en jobb der oppgavene kan varieres, men føre til fravær i arbeid som innebærer tunge løft gjennom hele dagen.

På samme måte kan en psykisk helseplage ha mange mulige forklaringer. Arbeidet kan være en belastning, en beskyttende faktor eller ha liten betydning. Derfor må ledelsen unngå enkle konklusjoner.

Muskel- og skjelettplager

Muskel- og skjelettplager er en sentral årsak til sykefravær. Det kan blant annet være smerter eller plager i rygg, nakke, skuldre, armer og ledd.

Slike plager kan ha mange årsaker. Alder, tidligere skader, sykdom, fritidsaktiviteter og individuelle forhold kan spille inn. Samtidig kan arbeidsforhold påvirke både risikoen for plager og muligheten for å stå i arbeid.

Relevante arbeidsmiljøfaktorer kan være:

• tunge løft
• gjentatte bevegelser
• ubekvemme arbeidsstillinger
• stillesittende arbeid over tid
• høyt arbeidstempo
• få muligheter for variasjon og pauser
• utilstrekkelig utstyr eller hjelpemidler

STAMI peker på at mekaniske belastninger i arbeidet kan påvirke risikoen for sykefravær. Det betyr ikke at alle muskel- og skjelettplager er arbeidsrelaterte, men at virksomheten bør undersøke om arbeidets utforming bidrar til unødvendig belastning.

Psykiske plager

Psykiske plager er også en viktig årsak til sykefravær. Det kan blant annet dreie seg om angst, depresjon, stressreaksjoner, søvnvansker og andre psykiske helseutfordringer.

Årsakene kan ligge både i og utenfor arbeidslivet. Ledere skal derfor ikke forsøke å diagnostisere medarbeidere eller anta at arbeidssituasjonen er hele forklaringen.

Samtidig viser kunnskapen om arbeidsmiljø at enkelte psykososiale og organisatoriske forhold kan øke risikoen for helseplager og sykefravær.

Arbeidstilsynet fremhever blant annet:

• uklare eller motstridende krav
• høy arbeidsmengde og tidspress
• emosjonelle belastninger
• manglende støtte og hjelp
• lav innflytelse over arbeidet
• konflikter, trakassering og mobbing
• uforutsigbarhet og utrygghet

Et godt psykososialt arbeidsmiljø kan på den andre siden bidra til motivasjon, helse, engasjement og lavere sykefravær.

Høye krav kombinert med lav kontroll

Høyt tempo alene fører ikke nødvendigvis til sykefravær. Mange kan håndtere krevende perioder dersom arbeidet oppleves meningsfullt, prioriteringene er tydelige og det finnes rom for restitusjon.

Risikoen kan bli større når høye krav kombineres med:

• liten innflytelse over hvordan arbeidet utføres
• uklare prioriteringer
• utilstrekkelig bemanning
• svake systemer eller arbeidsprosesser
• manglende støtte fra leder
• få muligheter til å hente seg inn

STAMIs kunnskapsoppsummering peker særlig på lav kontroll eller lav selvbestemmelse som en risikofaktor for sykefravær. Høye krav kombinert med lav kontroll kan være mer belastende enn høye krav alene.

Les mer om høyt arbeidspress på arbeidsplassen.

Uklare roller og forventninger

Medarbeidere kan tåle mye når de vet hva som forventes, hvilke oppgaver som er viktigst og hvem som har ansvar for beslutninger.

Når rollene er uklare, kan arbeidshverdagen bli mer krevende enn oppgavemengden alene skulle tilsi.

Typiske tegn er:

• flere ledere gir motstridende beskjeder
• det er uklart hva som skal prioriteres
• medarbeidere blir holdt ansvarlige uten nødvendig myndighet
• oppgaver faller mellom flere roller
• forventningene endres uten tydelig kommunikasjon
• medarbeidere må gjette hva som er godt nok

Uklare roller skaper ikke nødvendigvis sykdom. De kan likevel bidra til vedvarende stress, konflikter og opplevelse av utilstrekkelighet.

Dette er et eksempel på at sykefraværsrisiko kan være knyttet til hvordan arbeidet organiseres, ikke bare til hvor mye arbeid som skal utføres.

Konflikter, mobbing og svake relasjoner

Uenighet er en naturlig del av arbeidslivet. Konflikter blir en arbeidsmiljørisiko når de varer over tid, eskalerer eller håndteres på en måte som skaper utrygghet.

Negative sosiale relasjoner, mobbing og trakassering er blant arbeidsforholdene STAMI knytter til økt risiko for sykefravær.

Lederen bør følge med på signaler som:

• medarbeidere unngår hverandre
• samarbeidet stopper opp
• informasjon holdes tilbake
• møter preges av taushet eller personangrep
• konflikter blir stående uløst
• medarbeidere ikke tør å si fra

Les mer om konflikt på arbeidsplassen - hva gjør du som leder?.

Omstillinger og organisatoriske endringer

Endringer er ikke nødvendigvis negative. Nye systemer, roller eller arbeidsprosesser kan gjøre virksomheten bedre rustet for fremtiden.

Risikoen øker når endringene gjennomføres uten tilstrekkelig informasjon, involvering, opplæring eller avklaring av ansvar.

Belastningen kan bli særlig stor når flere endringer skjer samtidig:

• nye arbeidsoppgaver
• redusert bemanning
• nye ledere
• endrede arbeidstider
• nye digitale systemer
• høyere produksjonskrav
• usikkerhet om egen stilling

I slike situasjoner kan medarbeiderne oppleve at kravene øker samtidig som støtten og forutsigbarheten reduseres.

Les mer om organisatoriske risikodrivere ved bemanningsproblemer.

Forhold utenfor arbeidsplassen

Sykefravær kan også skyldes forhold arbeidsgiver verken har skapt eller kan kontrollere.

Det kan være:

• akutt eller kronisk sykdom
• skader
• søvnproblemer
• omsorgsbelastninger
• økonomiske eller sosiale belastninger
• livskriser
• forhold knyttet til alder og livsfase

Arbeidsgiver skal ikke undersøke medarbeiderens privatliv eller kreve medisinske detaljer som ikke er nødvendige for oppfølgingen.

Arbeidsgiver kan likevel undersøke hva medarbeideren kan gjøre, hvilke arbeidsoppgaver som er krevende og om det finnes forsvarlig tilrettelegging som kan støtte arbeidsevnen.

Det avgjørende spørsmålet er ikke alltid: «Hva feiler det deg?»

Et bedre spørsmål kan være: «Hva skal til for at du kan fungere best mulig i arbeid nå?»

Hvorfor varierer sykefraværet mellom virksomheter?

Sykefraværet varierer mellom bransjer, yrker, kjønn, aldersgrupper og virksomheter. Fysisk belastning, arbeidstid, eksponering, bemanning og muligheten for tilrettelegging er forskjellig.

SSBs sykefraværsstatistikk viser utviklingen i egenmeldt og legemeldt sykefravær blant norske lønnstakere. Statistikken er nyttig for å forstå nasjonale og bransjevise mønstre, men forklarer ikke årsakene i én bestemt virksomhet.

En virksomhet bør derfor ikke konkludere med at sykefraværet er godt eller dårlig bare fordi det ligger over eller under et bransjegjennomsnitt.

Det viktigste er å undersøke:

• hvordan virksomhetens fravær utvikler seg over tid
• hvor i virksomheten endringene oppstår
• hvilke arbeidsmiljøsignaler som finnes
• hva som har endret seg i organisasjonen
• hvilke forhold virksomheten kan påvirke

Hva kan arbeidsgiver faktisk gjøre?

Arbeidsgiver kan ikke forhindre all sykdom. Virksomheten kan derimot arbeide systematisk med forhold som påvirker risikoen for arbeidsrelaterte plager og muligheten for å være i arbeid.

Det innebærer å:

• følge med på fravær og arbeidsmiljø over tid
• kartlegge organisatoriske, psykososiale og fysiske risikofaktorer
• involvere medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte
• prioritere tiltak som treffer dokumenterte utfordringer
• tilrettelegge når arbeidsevnen er redusert
• evaluere om tiltakene virker

NAV anbefaler at virksomheter som vil redusere sykefraværet, starter med kunnskap, gode rutiner og samarbeid på arbeidsplassen.

Les også Hvordan få ned sykefraværet? for en praktisk plan for virksomheter som allerede har høyt eller økende fravær.

Fra antakelser til bedre beslutningsgrunnlag

Arbeidshelseradaren er utviklet for å hjelpe ledere med å kartlegge organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer, oppdage risikomønstre, prioritere tiltak og følge utviklingen over tid.

Løsningen viser ikke individuelle medarbeiderdata og forklarer ikke hvorfor en bestemt medarbeider er sykmeldt. Den er heller ikke et medisinsk diagnoseverktøy eller en garanti for lavere sykefravær.

Verdien ligger i å gjøre påvirkbare forhold i arbeidsmiljøet mer synlige. Det kan gi ledelsen et bedre grunnlag for å skille mellom antakelser, enkelthendelser og mønstre som bør følges opp.

Les mer om arbeidsmiljø som kapasitetsstrategi.

Oppsummert

De vanligste medisinske årsakene til sykefravær er muskel- og skjelettplager og psykiske plager. Bak fraværet kan det samtidig ligge en kombinasjon av helse, livssituasjon, fysisk belastning og organisatoriske eller psykososiale arbeidsforhold.

Arbeidsgiver skal ikke diagnostisere medarbeidere eller forsøke å forklare den enkeltes sykdom. Virksomhetens ansvar er å undersøke og forbedre forhold den faktisk kan påvirke.

Det krever at ledelsen ser forbi fraværsprosenten og undersøker arbeidshverdagen bak tallene.

Kilder

• STAMI: Arbeidsforhold som kan påvirke sykefravær
• Arbeidstilsynet: Psykososialt arbeidsmiljø
• SSB: Sykefravær
• NAV: Vil redusere sykefravær og beholde ansatte i jobb