Hvordan få ned sykefraværet? En systematisk plan for arbeidsgivere

Sykefraværet har økt over flere måneder.

Bemanningsplanen må stadig endres. Medarbeidere dekker opp for kolleger som er borte, ledere bruker mer tid på omfordeling av oppgaver, og leveranser blir vanskeligere å planlegge.

I ledergruppen kommer forslagene raskt:

Skal dere tilby trening? Stramme inn rutinene? Gjennomføre en ny medarbeiderundersøkelse? Snakke mer om nærvær?

Det er forståelig å ville handle. Men når tiltakene velges før virksomheten har undersøkt hva fraværet kan henge sammen med, er risikoen stor for at innsatsen treffer ved siden av.

For å få ned sykefraværet må virksomheten først forstå utviklingen, undersøke påvirkbare forhold og velge tiltak som svarer på de faktiske utfordringene.

Reduksjon er noe annet enn forebygging

Forebygging handler om å redusere risiko før fraværet oppstår.

Reduksjon handler om virksomheter som allerede har høyt, økende eller gjentakende sykefravær.

Når en medarbeider er sykmeldt, gjelder i tillegg egne krav til individuell oppfølging og tilrettelegging. Denne artikkelen handler primært om virksomhetens samlede sykefraværsarbeid - ikke om behandling av enkeltsaker.

Les også Hvordan forebygge sykefravær for en guide til arbeidet før fraværet oppstår.

1. Finn ut hva fraværstallene faktisk viser

Et samlet sykefraværstall viser at virksomheten har fravær. Det forklarer ikke hvorfor fraværet har oppstått.

Start med å undersøke:

• Hvordan har fraværet utviklet seg over tid?
• Er økningen knyttet til korttidsfravær, langtidsfravær eller begge deler?
• Er utviklingen lik i hele virksomheten?
• Skiller enkelte avdelinger, arbeidssteder eller funksjoner seg ut?
• Oppstod økningen gradvis eller etter en bestemt endring?
• Har bemanning, ledelse, arbeidstid, oppgaver eller organisering blitt endret?

Se også på virksomhetens egen historikk. En endring fra tidligere normalnivå kan være mer relevant enn en generell sammenligning med andre virksomheter.

Vær særlig forsiktig med små grupper. Ett eller to langvarige fravær kan gi store prosentvise utslag. Tall fra små avdelinger må derfor tolkes med varsomhet og skal ikke brukes til å identifisere eller trekke konklusjoner om enkeltpersoner.

2. Skill mellom fravær og mulige årsaker

Fraværsstatistikken er et signal. Den er ikke en årsaksanalyse.

Høyt sykefravær kan blant annet henge sammen med:

• sykdom og forhold utenfor arbeidsplassen
• fysisk krevende arbeid
• høyt eller langvarig arbeidspress
• lav kontroll over arbeidssituasjonen
• uklare roller og prioriteringer
• mangelfull støtte fra leder eller kolleger
• konflikter, trakassering eller utrygghet
• omstillinger og endrede arbeidsprosesser
• utilstrekkelig tilrettelegging

STAMI understreker at årsakene til sykefravær er sammensatte. Samtidig viser forskningen at arbeidsforhold som høye krav kombinert med lav kontroll, mobbing, mekaniske belastninger og negative sosiale relasjoner kan påvirke risikoen for sykefravær.

Det betyr ikke at ledelsen skal forsøke å forklare hver enkelt sykmelding. Virksomheten bør undersøke om det finnes arbeidsforhold eller organisatoriske mønstre som flere ansatte blir berørt av.

3. Kartlegg arbeidshverdagen bak tallene

Når dere vet hvor fraværet har økt, bør dere undersøke hva som kjennetegner arbeidshverdagen i de berørte områdene.

Bruk flere informasjonskilder:

• sykefraværsutvikling
• dialog med ledere og medarbeidere
• risikovurderinger og vernerunder
• avvik og kvalitetsdata
• overtidsbruk og bemanningssituasjon
• turnover og rekrutteringsutfordringer
• informasjon fra verneombud og tillitsvalgte
• kartlegging av organisatoriske og psykososiale faktorer

Ikke spør bare om medarbeiderne trives. Undersøk konkrete forhold ved arbeidet:

• Er arbeidsmengden håndterbar innen tilgjengelig tid?
• Vet medarbeiderne hva som skal prioriteres?
• Er ansvar, roller og beslutningsmyndighet tydelige?
• Får medarbeiderne nødvendig støtte?
• Er det trygt å si fra om feil og kapasitetsproblemer?
• Fungerer systemene og arbeidsprosessene?
• Har medarbeiderne tilstrekkelig innflytelse på arbeidet?

Les mer om hvordan kartlegge arbeidsmiljø.

4. Involver dem som kjenner arbeidet

Tiltak som utvikles langt fra arbeidshverdagen, kan bomme på problemet.

Lederne har ansvar for å prioritere og følge opp. Medarbeiderne kjenner samtidig friksjonen i den daglige driften. Verneombud og tillitsvalgte kan bidra med erfaringer og mønstre ledelsen ikke ser alene.

Still konkrete spørsmål:

• Hva gjør det vanskelig å levere godt arbeid?
• Hvor oppstår unødvendig tidspress?
• Hvilke oppgaver blir stadig utsatt?
• Hvor stopper arbeidsflyten opp?
• Hva må lederne avklare tydeligere?
• Hvilken endring ville redusert belastningen mest?

Involvering betyr ikke at alle skal bestemme alt. Det betyr at ledelsen innhenter nødvendig kunnskap før den bestemmer hva som skal prioriteres.

5. Velg tiltak som treffer problemet

Flere tiltak gir ikke nødvendigvis bedre effekt.

Prioriter tiltak ut fra:

• hvor alvorlig risikoen er
• hvor mange som berøres
• hva virksomheten kan påvirke
• hva som kan gjennomføres
• hvordan effekten skal vurderes

Ved vedvarende arbeidspress kan relevante tiltak være færre samtidige oppgaver, tydeligere prioriteringer, endret arbeidsflyt eller bedre bemanningsplanlegging.

Ved uklare roller kan tiltaket være å avklare ansvar, beslutningsmyndighet og forventninger.

Ved svak lederstøtte kan det være nødvendig med tydeligere oppfølgingsstruktur, mer tilgjengelig ledelse eller et mer realistisk kontrollspenn.

Les mer om høyt arbeidspress på arbeidsplassen og organisatoriske risikodrivere ved bemanningsproblemer.

Noen ganger er problemet reell underbemanning. Slike utfordringer kan ikke alltid organiseres bort. Artikkelen Fem grep som gir mer kapasitet - uten å ansette flere forklarer hvordan virksomheten kan skille mellom manglende bemanning og kapasitet som forsvinner i arbeidsflyten.

6. Gjør tiltakene konkrete og målbare

«Bedre kommunikasjon» er et mål, ikke et tiltak.

Et tiltak bør beskrive:

• hvilket problem det skal løse
• hva som konkret skal endres
• hvem som har ansvar
• når tiltaket starter
• når det skal evalueres
• hvordan dere skal vurdere effekten

Et konkret tiltak kan være:

Avdelingsleder skal hver mandag avklare ukens tre viktigste prioriteringer og hvilke oppgaver som kan vente. Tiltaket prøves i åtte uker. Effekten vurderes gjennom overtidsbruk, forsinkelser og korte tilbakemeldinger fra teamet.

Sykefraværet bør ikke være det eneste effektmålet. Det kan ta tid før fraværstallene endrer seg.

Følg også med på tidlige indikatorer som:

• opplevd arbeidspress
• overtid
• rolleklarhet
• avvik og feil
• opplevd støtte
• gjennomføring av prioriterte oppgaver

7. Følg opp og juster

At et tiltak er gjennomført, betyr ikke at problemet er løst.

Et nytt møte kan være innført uten at prioriteringene er blitt tydeligere. Oppgaver kan være flyttet uten at den samlede belastningen er redusert.

Spør derfor:

• Har arbeidssituasjonen blitt mer håndterbar?
• Har overtiden eller antallet hasteoppgaver gått ned?
• Er prioriteringene tydeligere?
• Har tiltaket skapt nye problemer andre steder?
• Skal tiltaket fortsette, justeres eller avsluttes?

Ledelsen bør også kommunisere hva virksomheten har funnet, hva den vil gjøre og når medarbeiderne kan forvente en ny vurdering. Kartlegging uten synlig oppfølging svekker tilliten til prosessen.

Arbeidshelseradaren som beslutningsstøtte

Arbeidshelseradaren er utviklet for å hjelpe ledere med å:

• kartlegge organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer
• oppdage risikomønstre
• prioritere tiltak
• følge utviklingen over tid

Løsningen viser ikke individuelle medarbeiderdata. Den er ikke et medisinsk diagnoseverktøy, håndterer ikke individuelle personalsaker og gir ingen garanti for redusert sykefravær.

Verdien ligger i å gjøre arbeidsmiljøinformasjon mer operativ. Ledelsen får et mer strukturert grunnlag for å forstå hvor risikoen kan ligge, og hvilke forhold det er mest relevant å følge opp.

Les mer om arbeidsmiljø som kapasitetsstrategi.

Oppsummert

For å få ned sykefraværet må virksomheten forstå mer enn fraværsprosenten.

Ledelsen bør analysere utviklingen, undersøke arbeidshverdagen, involvere medarbeiderne og velge tiltak som treffer påvirkbare årsaker. Tiltakene må være konkrete, ha tydelig ansvar og følges opp over tid.

Ikke alt sykefravær kan reduseres av arbeidsgiver. Men virksomheten kan påvirke hvordan arbeidet organiseres, hvilke belastninger medarbeiderne møter, og hvor tidlig risiko blir oppdaget.

Kilder

• NAV: Vil redusere sykefravær og beholde ansatte i jobb
• NAV: Forebygge og redusere fravær
• STAMI: Arbeidsforhold som kan påvirke sykefravær
• Arbeidstilsynet: Psykososialt arbeidsmiljø