Høyt sykefravær i virksomheten - slik undersøker dere hva som ligger bak

Sykefraværet er høyere enn tidligere, og ledergruppen vil ha en forklaring.

Én avdeling peker på høyt arbeidspress. En annen har hatt flere langtidssykmeldinger som ikke ser ut til å være knyttet til arbeidet. Enkelte ledere mener fraværet skyldes holdninger, mens medarbeiderne opplever at bemanningen har vært for lav over tid.

Tallene viser at virksomheten har et problem. De forteller ikke automatisk hva problemet er.

Før ledelsen velger tiltak, må den undersøke hvor fraværet har økt, hvilke typer fravær som driver utviklingen, hva som har endret seg, og om det finnes mønstre i organiseringen eller arbeidsmiljøet.

Hva regnes som høyt sykefravær?

Det finnes ikke én sykefraværsprosent som er høy for alle virksomheter.

Fraværet varierer mellom bransjer, yrker, virksomheter og perioder. Arbeidets fysiske og emosjonelle krav, arbeidstid, alderssammensetning og muligheten for tilrettelegging kan påvirke nivået.

SSBs sykefraværsstatistikk viser utviklingen i egenmeldt og legemeldt sykefravær i Norge og kan gi nyttig nasjonal og bransjemessig kontekst. Statistikken kan likevel ikke forklare hvorfor fraværet er høyt i én bestemt virksomhet.

For ledelsen er det derfor relevant å undersøke flere forhold samtidig:

• Ligger fraværet vesentlig over virksomhetens tidligere nivå?
• Har fraværet økt over flere kvartaler?
• Skiller enkelte avdelinger eller funksjoner seg ut?
• Er fraværet høyere enn i sammenlignbare virksomheter?
• Skaper fraværet vedvarende problemer for bemanning, drift eller arbeidsmiljø?

Et sykefravær kan være lavere enn bransjegjennomsnittet og fortsatt skjule alvorlige utfordringer i én avdeling. Det kan også være høyere enn gjennomsnittet uten at arbeidsmiljøet er hovedforklaringen.

Start med utviklingen - ikke bare dagens prosent

Et øyeblikksbilde gir begrenset informasjon.

Se på utviklingen over tid, gjerne fordelt på kvartaler og år. Det kan vise om økningen er:

• kortvarig
• sesongbasert
• gradvis
• knyttet til en bestemt hendelse
• konsentrert i én del av virksomheten
• del av en mer langvarig utvikling

NAV opplyser at arbeidsgivere skal føre sykefraværsstatistikk, og at statistikken skal oppdateres hvert kvartal. Den kan brukes i virksomhetens forebyggende arbeidsmiljøarbeid.

Still spørsmål som:

• Når begynte fraværet å øke?
• Hva skjedde i virksomheten rundt samme tidspunkt?
• Har bemanningen, ledelsen eller oppgavene blitt endret?
• Har arbeidsmengden eller overtidsbruken økt?
• Har virksomheten innført nye systemer eller arbeidsprosesser?
• Har det vært omorganisering, nedbemanning eller høy turnover?

Sammenfall betyr ikke nødvendigvis årsak. Men tidslinjen kan hjelpe dere med å finne hva som bør undersøkes nærmere.

Skill mellom korttidsfravær og langtidsfravær

To virksomheter kan ha samme sykefraværsprosent, men helt forskjellige utfordringer.

I den ene virksomheten kan fraværet være drevet av noen få langtidssykmeldinger. I den andre kan mange medarbeidere ha gjentatte korte fravær.

Derfor bør dere undersøke:

• egenmeldt og legemeldt fravær
• korte og lange fravær
• antall fraværstilfeller
• gjentakende fravær
• varigheten på fraværene
• endringer over tid

Langtidssykefravær kan gi store utslag i små virksomheter. Ett eller to langvarige fravær kan gjøre prosenttallet høyt uten at det finnes et bredt arbeidsmiljøproblem.

Gjentatt korttidsfravær kan på sin side være et signal om flere ulike forhold, men det gir ikke alene grunnlag for å konkludere med dårlig arbeidsmoral eller et arbeidsmiljøproblem.

Tallene viser hvor dere bør undersøke. De gir ikke fasiten.

Se etter forskjeller mellom avdelinger

Et samlet virksomhetstall kan skjule store variasjoner.

Én avdeling kan ha stabil bemanning og lavt fravær, mens en annen har høyt arbeidspress, mange vikarer og økende fravær. Dersom dere bare ser på gjennomsnittet, kan viktige signaler forsvinne.

Undersøk om det finnes forskjeller mellom:

• avdelinger
• arbeidssteder
• yrkesgrupper
• skift eller arbeidstidsordninger
• lederområder
• arbeidsoppgaver
• perioder med særlig høy belastning

Forskjeller skal tolkes varsomt. I små grupper kan fraværsdata gjøre enkeltpersoner gjenkjennelige. Analysen må derfor gjennomføres på et nivå som ivaretar personvernet og hindrer identifisering.

Målet er ikke å kåre den «verste avdelingen». Målet er å forstå om deler av virksomheten arbeider under andre rammer eller belastninger enn resten.

Undersøk hva som har endret seg i arbeidet

Høyt sykefravær må ses i sammenheng med hvordan arbeidet planlegges, organiseres og gjennomføres.

STAMI understreker at arbeidsmiljø handler om selve arbeidet, ikke bare om trivsel eller sosiale aktiviteter. Organisatoriske arbeidsforhold kan ha både positive og negative virkninger på helse, arbeidsevne og produktivitet.

Undersøk blant annet:

• arbeidsmengde og tidspress
• bemanning og kompetansedekning
• rolle- og ansvarsfordeling
• prioriteringer
• kontroll og innflytelse over arbeidet
• støtte fra leder og kolleger
• arbeidstid og mulighet for restitusjon
• kvaliteten på systemer og arbeidsprosesser
• konflikter eller samarbeidsproblemer
• emosjonelle og relasjonelle krav

STAMI viser til at årsakene til sykefravær er sammensatte, men at forhold som høye krav kombinert med lav kontroll, negative sosiale relasjoner, mobbing og mekaniske belastninger kan påvirke risikoen.

Det betyr ikke at alle sykmeldinger skyldes arbeidet. Det betyr at virksomheten bør undersøke om arbeidet skaper eller forsterker belastninger som kan reduseres.

Les også Hva er de vanligste årsakene til sykefravær? for en nærmere forklaring av forskjellen mellom diagnoser, risikofaktorer og påvirkbare arbeidsforhold.

Kombiner fraværstall med andre signaler

Sykefraværsstatistikken bør aldri stå alene.

For å forstå situasjonen må dere kombinere tallene med informasjon om hvordan virksomheten fungerer i praksis.

Relevante signaler kan være:

• økende overtidsbruk
• mange ubesatte vakter
• høy bruk av vikarer
• turnover eller vansker med å beholde ansatte
• økning i feil, avvik eller klager
• forsinkede leveranser
• konflikter eller samarbeidsproblemer
• medarbeidere som ikke får tatt pauser
• ledere med for mange medarbeidere å følge opp
• lav deltakelse eller tydelig misnøye i arbeidsmiljøkartlegginger

Ett signal alene gir sjelden en sikker forklaring. Flere signaler som peker i samme retning, kan derimot vise et mønster.

Dersom en avdeling samtidig har økende sykefravær, høy turnover, mye overtid og flere avvik, bør ledelsen undersøke arbeidsbelastning, bemanning og arbeidsprosesser nærmere.

Artikkelen Organisatoriske risikodrivere ved bemanningsproblemer forklarer hvordan ulike belastninger kan forsterke hverandre.

Snakk med medarbeiderne - men spør konkret

Tall kan vise at noe har endret seg. Medarbeiderne kan ofte forklare hvordan endringen merkes i arbeidshverdagen.

Unngå bare å spørre:

«Trives dere på jobb?»

Trivsel er viktig, men gir ikke nødvendigvis svar på hvordan arbeidet fungerer.

Spør heller:

• Hva gjør det vanskelig å utføre arbeidet på en god måte?
• Hvilke oppgaver skaper mest tidspress?
• Hvor oppstår venting, dobbeltarbeid eller feil?
• Er det tydelig hva som skal prioriteres?
• Har dere riktig bemanning og kompetanse til oppgavene?
• Får dere nødvendig støtte når arbeidssituasjonen blir krevende?
• Er det trygt å si fra om belastning og risiko?
• Hva har endret seg det siste året?

Arbeidstilsynet fremhever at arbeidsgiver har ansvaret for et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, og at dette påvirkes gjennom organisering, ledelse og systematisk HMS-arbeid.

Medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte bør derfor involveres i kartleggingen og vurderingen av mulige tiltak.

Les også hvordan kartlegge arbeidsmiljø.

Unngå fem vanlige analysefeil

1. Å konkludere ut fra én prosent

Det samlede tallet viser ikke hvilke typer fravær som har økt eller hvor utviklingen har oppstått.

2. Å anta at alt skyldes arbeidsmiljøet

Sykefravær kan ha medisinske, private, samfunnsmessige og arbeidsrelaterte årsaker. Ikke alt kan påvirkes av arbeidsgiver.

3. Å anta at ingenting skyldes arbeidsmiljøet

At medarbeidere har medisinske diagnoser, utelukker ikke at arbeidsforhold kan påvirke risiko, arbeidsevne eller fraværets varighet.

4. Å lete etter problemet hos enkeltpersoner

Virksomhetsanalysen skal handle om mønstre, rammer og arbeidsforhold. Den skal ikke brukes til å spekulere i diagnoser eller private forhold.

5. Å gå direkte til tiltak

Treningstilbud, nærværskampanjer og nye rutiner kan være godt ment, men vil ha begrenset verdi dersom problemet egentlig er vedvarende underbemanning, uklare prioriteringer eller sviktende arbeidsprosesser.

Fra analyse til prioritering

Når dere har samlet fraværsdata, arbeidsmiljøinformasjon og erfaringer fra organisasjonen, bør funnene vurderes samlet.

Sorter utfordringene etter:

• hvor alvorlige de er
• hvor mange som berøres
• hvor lenge de har vart
• hva virksomheten kan påvirke
• hvilke forhold som kan forsterke andre problemer
• hvilke tiltak som er realistiske å gjennomføre

Ikke start med ti tiltak samtidig. Velg noen få områder der sammenhengen mellom utfordring og tiltak er tydelig.

NAV anbefaler at virksomheter som vil forbedre arbeidsmiljøet og redusere sykefraværet, starter med kunnskap, gode rutiner og samarbeid på arbeidsplassen.

Les Hvordan få ned sykefraværet? for en konkret modell for prioritering, gjennomføring og evaluering av tiltak.

Arbeidshelseradaren som støtte i analysen

Arbeidshelseradaren er utviklet for å hjelpe ledere med å kartlegge organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer, oppdage risikomønstre, prioritere tiltak og følge utviklingen over tid.

Løsningen analyserer ikke individuelle medarbeidere og viser ikke individuelle svar. Den forklarer heller ikke hvorfor en bestemt person er sykmeldt.

Arbeidshelseradaren er:

• ikke et medisinsk diagnoseverktøy
• ikke et system for individuelle personalsaker
• ikke en tradisjonell medarbeiderundersøkelse
• ikke en garanti for redusert sykefravær

Verdien ligger i å gi ledelsen et mer strukturert beslutningsgrunnlag. Når fraværstallene viser at virksomheten har en utfordring, kan kartlegging av organisatoriske og psykososiale faktorer bidra til å avdekke hvilke mønstre som bør undersøkes og prioriteres.

Les mer i Arbeidsmiljø som kapasitetsstrategi.

Oppsummert

Høyt sykefravær er et signal om at virksomheten bør undersøke situasjonen nærmere. Det er ikke i seg selv en forklaring.

En god analyse kombinerer utviklingen i korttids- og langtidsfravær med forskjeller mellom avdelinger, endringer i organisasjonen, arbeidsmiljøsignaler og dialog med medarbeiderne.

Ledelsen må være forsiktig med både raske konklusjoner og tilfeldige tiltak. Ikke alt sykefravær skyldes arbeidsplassen, men virksomheten har ansvar for å undersøke og forbedre de forholdene den faktisk kan påvirke.

Kilder

• NAV: Vil redusere sykefravær og beholde ansatte i jobb
• NAV: Veiledning til føring av statistikk over sykefravær
• STAMI: Arbeidsforhold som kan påvirke sykefravær
• Arbeidstilsynet: Psykososialt arbeidsmiljø
• SSB: Sykefravær