Korttidsfravær på arbeidsplassen - hva kan lederen gjøre?

Det er tredje mandag på to måneder at den samme medarbeideren melder seg syk.

Fraværene har vært korte. Én dag her, to dager der. Ingen av periodene har vært lange nok til å utløse omfattende sykefraværsoppfølging, men til sammen begynner de å påvirke bemanningen og arbeidsfordelingen.

Kollegene må dekke vakter og oppgaver på kort varsel. Lederen blir usikker på om fraværet bør tas opp, og hvordan samtalen i så fall skal gjennomføres.

Skal du spørre om årsaken? Vente og se? Minne om rutinene? Undersøke om noe på jobb bidrar?

Korttidsfravær kan ha mange forklaringer. Lederen skal ikke diagnostisere, etterforske eller trekke raske konklusjoner. Samtidig bør gjentakende fravær følges opp med en tidlig, respektfull og konkret dialog.

Hva er korttidsfravær?

Korttidsfravær brukes vanligvis om korte sykefraværsperioder, ofte dokumentert med egenmelding eller kortvarig sykmelding.

NAV opplyser at det ikke finnes ett felles egenmeldingsskjema for alle virksomheter. Arbeidsgiveren utformer egne rutiner, og egenmeldingen kan gis muntlig eller skriftlig. Arbeidsgiveren kan kreve skriftlig bekreftelse etter at medarbeideren har kommet tilbake.

Det er viktig å skille mellom:

• ett enkelt kort fravær
• flere korte fravær over tid
• et mønster knyttet til bestemte dager eller arbeidssituasjoner
• en kombinasjon av korttids- og langtidsfravær

Ett kort fravær gir sjelden grunn til bekymring. Gjentakende fravær kan derimot være et signal om at lederen bør ta en samtale.

Et signal er ikke det samme som en forklaring.

Ikke trekk konklusjoner ut fra mønsteret alene

Gjentatt korttidsfravær kan skyldes:

• infeksjoner eller andre kortvarige sykdommer
• kroniske eller tilbakevendende helseplager
• søvnproblemer
• behandling eller medisinske undersøkelser
• belastninger i privatlivet
• fysisk eller psykisk krevende arbeid
• konflikter eller utrygghet
• manglende tilrettelegging
• en kombinasjon av flere forhold

Lederen kan oppdage at fraværet ofte oppstår på bestemte ukedager eller i krevende arbeidsperioder. Det kan være relevant å undersøke, men gir ikke grunnlag for å anta misbruk eller manglende arbeidsvilje.

Sykefravær er et sammensatt fenomen. STAMI viser til at individuelle, sosiale, økonomiske og arbeidsmiljømessige forhold kan påvirke fraværet.

Lederens oppgave er derfor å være nysgjerrig, tydelig og saklig - ikke mistenksom.

Når bør lederen ta en samtale?

Det finnes ingen universell grense for hvor mange korte fravær som automatisk skal utløse en samtale.

Virksomheten bør ha tydelige og kjente rutiner som sikrer lik og forutsigbar oppfølging. En samtale kan være relevant når:

• fraværet gjentar seg over tid
• fraværet skaper utfordringer for medarbeideren eller arbeidsplassen
• arbeidsevnen ser ut til å variere
• medarbeideren tidligere har gitt uttrykk for belastninger
• fraværet oppstår i perioder med særlig høyt arbeidspress
• det er behov for å avklare rutiner eller muligheter for tilrettelegging
• lederen er oppriktig bekymret for medarbeiderens arbeidssituasjon

Samtalen bør ikke presenteres som en reaksjon eller irettesettelse.

En god invitasjon kan være:

Jeg ønsker å snakke med deg fordi jeg ser at du har hatt flere korte fravær den siste tiden. Jeg vil gjerne høre hvordan du opplever arbeidssituasjonen, og om det er noe vi som arbeidsgiver bør vite om eller vurdere å tilrettelegge.

Dette signaliserer både omsorg og tydelig lederansvar.

Hva kan lederen spørre om?

Lederen trenger vanligvis ikke å kjenne diagnosen for å følge opp fraværet.

Dialogen bør handle om:

• hvordan medarbeideren opplever arbeidsevnen
• om enkelte oppgaver er vanskelige å gjennomføre
• om arbeidstid eller arbeidsmengde skaper utfordringer
• om det er behov for tilrettelegging
• om forhold i arbeidsmiljøet påvirker situasjonen
• hva medarbeideren selv mener kan bidra til mer stabilt nærvær
• hvilke avtaler dere skal følge opp

Gode spørsmål kan være:

• Hvordan opplever du arbeidssituasjonen for tiden?
• Er det noe ved oppgavene eller arbeidsdagen som er særlig krevende?
• Er det forhold på jobb som påvirker muligheten din til å være på arbeid?
• Er det noen oppgaver du mestrer bedre enn andre akkurat nå?
• Finnes det tilrettelegging som kan være nyttig?
• Hva mener du selv kan bidra til en mer stabil arbeidssituasjon?
• Når bør vi snakke sammen igjen?

Unngå spørsmål som presser medarbeideren til å dele diagnose, behandling eller private detaljer som ikke er nødvendige for arbeidsforholdet.

Samtalen skal handle om funksjon og arbeid - ikke medisinsk etterforskning.

Praktisk verktøy: Bruk samtalemalen ved gjentatt korttidsfravær for å forberede samtalen, velge relevante spørsmål og dokumentere arbeidsrelaterte avtaler.

Vær tydelig uten å bli kontrollerende

En respektfull samtale betyr ikke at lederen skal være uklar.

Medarbeideren bør kjenne virksomhetens rutiner for:

• melding om fravær
• bruk av egenmelding
• hvem som skal kontaktes
• tidspunkt for varsling
• dokumentasjon
• oppfølging ved gjentatt fravær

Lederen kan også forklare hvilke konsekvenser fraværet får for arbeidsplanleggingen, så lenge dette gjøres saklig og uten å legge skyld på medarbeideren.

Du kan for eksempel si:

Når fraværet oppstår på kort varsel, må vi omfordele oppgaver og bemanning. Derfor trenger jeg at vi både ser på om rutinene fungerer, og om det finnes noe vi kan gjøre for å skape en mer forutsigbar arbeidssituasjon.

Tydelighet og støtte kan eksistere samtidig. Det ene utelukker ikke det andre.

Undersøk muligheten for tilrettelegging

Arbeidsgiver skal så langt det er mulig iverksette nødvendige tiltak for at en arbeidstaker med redusert arbeidsevne kan beholde eller få passende arbeid.

Tilrettelegging kan blant annet handle om:

• midlertidig endring av arbeidsoppgaver
• variasjon mellom fysisk eller mentalt krevende oppgaver
• justering av arbeidstid
• bedre hjelpemidler
• tydeligere prioriteringer
• færre samtidige oppgaver
• mer støtte eller opplæring
• skjerming fra enkelte belastninger i en avgrenset periode

Tilrettelegging må vurderes konkret. Den skal være forsvarlig for medarbeideren og virksomheten og må ikke automatisk flytte en urimelig belastning over på kollegene.

Avtal:

• hva som skal prøves
• hvem som har ansvar
• hvor lenge tiltaket skal vare
• når dere skal evaluere
• hva dere skal vurdere i oppfølgingen

Små, presise justeringer kan være mer virkningsfulle enn omfattende tiltak uten klar retning.

Se etter forhold i arbeidsmiljøet

Når én medarbeider har gjentatt korttidsfravær, skal situasjonen håndteres individuelt og respektfullt.

Når flere medarbeidere i samme avdeling har økende korttidsfravær, må ledelsen også løfte blikket.

Undersøk om fraværet opptrer sammen med:

• høyt arbeidspress
• hyppige endringer i arbeidsplanen
• lav bemanning
• mange ekstravakter
• manglende pauser eller restitusjon
• uklare roller
• svak lederstøtte
• konflikter eller samarbeidsproblemer
• mange feil og avvik
• høy turnover

Dette betyr ikke at arbeidsmiljøet nødvendigvis er årsaken. Flere signaler som peker i samme retning, kan likevel vise at virksomheten bør kartlegge arbeidssituasjonen nærmere.

Les også Høyt sykefravær i virksomheten - slik undersøker dere hva som ligger bak.

Unngå at kollegene blir den skjulte løsningen

Korttidsfravær påvirker ofte flere enn den som er borte.

Kollegene kan måtte:

• overta oppgaver
• arbeide ekstra
• utsette egne leveranser
• håndtere kunder eller brukere med lavere bemanning
• lære opp nye vikarer
• gi avkall på pauser eller planlagt arbeid

Dersom dette skjer ofte, kan fraværet bidra til en belastningsspiral der de som er på jobb får stadig mindre kapasitet.

Lederen må derfor både følge opp medarbeideren som er borte og beskytte arbeidsmiljøet til dem som dekker opp.

Det kan kreve tydeligere prioriteringer, realistiske leveransekrav, bedre vikarløsninger eller at enkelte oppgaver faktisk settes på vent.

Les mer om belastningsspiralen ved lav bemanning.

Dokumenter avtaler - ikke unødvendige helseopplysninger

Etter samtalen bør lederen dokumentere det som er relevant for videre oppfølging.

Det kan være:

• dato for samtalen
• hva dere har snakket om på et overordnet nivå
• hvilke arbeidsrelaterte utfordringer som er identifisert
• hva som skal tilrettelegges eller undersøkes
• hvem som har ansvar
• tidspunkt for ny samtale

Unngå å skrive ned detaljer om diagnose, behandling eller privatliv dersom opplysningene ikke er nødvendige.

Dokumentasjonen skal hjelpe dere med å følge opp avtalene. Den skal ikke bli en medisinsk journal eller en samling antakelser om medarbeideren.

Fem feil lederen bør unngå

1. Å vente til frustrasjonen har bygget seg opp

Da risikerer samtalen å bli preget av irritasjon i stedet for nysgjerrighet og problemløsning.

2. Å anta at fraværet handler om holdninger

Fraværsmønsteret alene forteller ikke hvorfor medarbeideren er borte.

3. Å kreve medisinske forklaringer

Lederen trenger vanligvis informasjon om arbeidsevne og tilretteleggingsbehov, ikke diagnose.

4. Å love tilrettelegging uten å avklare rammene

Tiltak må være forsvarlige, konkrete og mulige å gjennomføre.

5. Å behandle hvert fravær som en isolert hendelse

Gjentatt korttidsfravær kan inngå i et individuelt mønster eller et bredere arbeidsmiljømønster. Begge nivåer må vurderes.

Når bør virksomheten hente bistand?

Lederen trenger ikke løse alle situasjoner alene.

Det kan være aktuelt å involvere HR, bedriftshelsetjenesten eller annen faglig støtte når:

• fraværet fortsetter til tross for dialog og tiltak
• det er uklart hva som kan tilrettelegges
• arbeidssituasjonen innebærer kompliserte helse- eller sikkerhetsrisikoer
• flere medarbeidere viser samme fraværsmønster
• det er konflikt eller lav tillit i relasjonen
• virksomheten trenger hjelp til kartlegging og risikovurdering
• regelverket eller dokumentasjonskravene er uklare

Arbeidstilsynet anbefaler å søke bistand fra bedriftshelsetjenesten eller annen sakkyndig kompetanse når virksomheten trenger hjelp til kompliserte kartlegginger og risikovurderinger.

Fra enkelthendelser til mønstre

Arbeidshelseradaren følger ikke enkeltpersoners sykefravær og viser ikke individuelle medarbeiderdata.

Løsningen er utviklet for å hjelpe ledere med å:

• kartlegge organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer
• oppdage risikomønstre på virksomhetsnivå
• prioritere tiltak
• følge utviklingen over tid

Arbeidshelseradaren er ikke et medisinsk diagnoseverktøy, et system for individuelle personalsaker eller en garanti for redusert sykefravær.

Verdien ligger i å undersøke om gjentatt fravær opptrer samtidig med bredere signaler som arbeidspress, uklare roller, svak støtte eller utfordringer i arbeidsprosessene.

Det gir ikke svaret på hvorfor én medarbeider er borte. Det kan gi ledelsen bedre kunnskap om hvilke forhold virksomheten bør undersøke og forbedre.

Les mer om arbeidsmiljø som kapasitetsstrategi.

Oppsummert

Ved gjentatt korttidsfravær bør lederen reagere tidlig, men uten å trekke raske konklusjoner.

Start med fakta. Inviter til en respektfull samtale. Hold dialogen til arbeidsevne, arbeidssituasjon og muligheter for tilrettelegging. Vær tydelig på rutinene og dokumenter det dere avtaler.

Samtidig må ledelsen undersøke om fraværet inngår i et større mønster. Dersom flere medarbeidere har samme utvikling, kan årsaken ligge i hvordan arbeidet organiseres, bemannes eller følges opp.

God sykefraværsoppfølging kombinerer omtanke med tydelighet - og individuell dialog med et våkent blikk på arbeidsmiljøet.

Kilder

• NAV: Egenmelding
• NAV: Slik følger du opp sykmeldte
• Arbeidstilsynet: Oppfølging av sykmeldte
• Arbeidstilsynet: Tilrettelegging av arbeidet
• STAMI: Legemeldt sykefravær