Samtalemal ved gjentatt korttidsfravær

Malen er laget som et praktisk supplement til fagartikkelen Korttidsfravær på arbeidsplassen - hva kan lederen gjøre?.

Formål

Malen skal hjelpe lederen med å gjennomføre en respektfull, tydelig og løsningsorientert samtale med en medarbeider som har hatt flere korte sykefravær.

Samtalen skal:

• avklare hvordan medarbeideren opplever arbeidssituasjonen
• undersøke om forhold på arbeidsplassen påvirker arbeidsevnen
• identifisere muligheter for tilrettelegging
• tydeliggjøre rutiner og forventninger
• avtale konkrete tiltak og oppfølging

Samtalen skal ikke brukes til å etterforske sykdom, presse frem medisinske opplysninger eller trekke konklusjoner om medarbeiderens motivasjon.

Før samtalen

Lederen forbereder

• datoene for registrert fravær
• antall fraværstilfeller i den aktuelle perioden
• virksomhetens rutiner for egenmelding og sykefravær
• eventuelle tidligere avtaler om tilrettelegging eller oppfølging
• relevante forhold ved bemanning, arbeidstid, oppgaver eller arbeidsmiljø
• et skjermet sted og tilstrekkelig tid til samtalen

Lederen bør avklare med seg selv

• Hva er formålet med samtalen?
• Hvilke fakta kjenner jeg?
• Hvilke antakelser må jeg legge bort?
• Er jeg oppriktig åpen for at arbeidssituasjonen kan være en del av bildet?
• Hvilke former for tilrettelegging kan det være realistisk å vurdere?

Del 1: Innledning

Forslag til åpning

Takk for at du kom. Jeg ønsker å snakke med deg fordi jeg ser at du har hatt flere korte fravær den siste tiden. Formålet er ikke å be deg forklare diagnoser eller private forhold. Jeg ønsker å høre hvordan du opplever arbeidssituasjonen, og om det er noe vi som arbeidsgiver bør undersøke eller tilrettelegge.

Jeg vil også gå gjennom rutinene våre og avtale hvordan vi følger opp videre.

Avklar rammene

Lederen kan si:

Jeg kommer til å notere de arbeidsrelaterte avtalene vi gjør. Jeg dokumenterer ikke unødvendige opplysninger om diagnose, behandling eller privatliv.

Del 2: Medarbeiderens opplevelse

Bruk åpne spørsmål. Ikke still alle spørsmålene mekanisk. Velg dem som passer situasjonen.

Innledende spørsmål

• Hvordan opplever du arbeidssituasjonen for tiden?
• Hvordan har du det når du er på jobb?
• Er det noe i arbeidshverdagen som har blitt mer krevende den siste tiden?
• Er det noe du ønsker at jeg som leder skal kjenne til for å kunne følge deg opp på en god måte?

Arbeidsevne og oppgaver

• Er det enkelte arbeidsoppgaver som er vanskeligere å gjennomføre enn andre?
• Er det oppgaver du opplever at du kan utføre uten problemer?
• Er det bestemte tidspunkt, vakter eller arbeidsperioder som er særlig krevende?
• Påvirker arbeidstempoet eller arbeidsmengden muligheten din til å fungere i jobb?
• Har du tilstrekkelig tid, utstyr, opplæring og støtte til å utføre oppgavene?
• Er det forhold ved arbeidsplassen eller arbeidsmåten som forsterker utfordringene?

Organisering og prioritering

• Er det tydelig hvilke oppgaver som skal prioriteres?
• Opplever du at ansvaret og forventningene i rollen er tydelige?
• Er arbeidsmengden mulig å håndtere innen arbeidstiden?
• Får du nødvendig støtte når du står fast eller arbeidssituasjonen blir krevende?
• Er det noe i arbeidsplanen, arbeidstiden eller organiseringen som bør vurderes?

Arbeidsmiljø og samarbeid

• Hvordan opplever du samarbeidet med kolleger og leder?
• Er det trygt å si fra når arbeidsbelastningen blir for høy?
• Er det konflikter, uenigheter eller andre forhold som påvirker arbeidssituasjonen?
• Opplever du at du får den støtten du trenger?
• Er det forhold i arbeidsmiljøet du mener vi bør undersøke nærmere?

Del 3: Muligheter for tilrettelegging

Spørsmål om tiltak

• Hva mener du selv kan bidra til en mer stabil arbeidssituasjon?
• Er det noen midlertidige justeringer som kan gjøre det lettere å være i arbeid?
• Kan endringer i oppgaver, arbeidstid eller arbeidsmengde være nyttige?
• Er det behov for tydeligere prioriteringer eller tettere oppfølging?
• Er det hjelpemidler, opplæring eller støtte som kan gjøre oppgavene lettere?
• Er det tiltak du allerede vet ikke vil være hensiktsmessige?
• Hvor lenge bør et eventuelt tiltak prøves før vi evaluerer det?

Mulige tiltak som kan vurderes

Tiltakene må tilpasses medarbeideren og virksomheten. Eksempler kan være:

• midlertidig endring av enkelte arbeidsoppgaver
• variasjon mellom belastende og mindre belastende oppgaver
• justert arbeidstid eller arbeidsplan
• færre samtidige oppgaver
• tydeligere prioritering
• mer forutsigbar arbeidsfordeling
• hyppigere oppfølging fra leder
• opplæring eller faglig støtte
• hjelpemidler eller fysisk tilrettelegging
• redusert eksponering for en konkret belastning
• involvering av HR eller bedriftshelsetjenesten

Lederen skal ikke love tiltak før det er vurdert om de er forsvarlige og praktisk gjennomførbare.

Del 4: Rutiner og forventninger

Punkter som kan avklares

• Hvordan skal medarbeideren melde fra om fravær?
• Hvem skal kontaktes?
• Når skal det varsles?
• Hvordan skal egenmelding leveres?
• Hvordan holder leder og medarbeider kontakt under fravær?
• Når skal en ny samtale gjennomføres?
• Hva forventes av medarbeiderens medvirkning?
• Hva skal lederen undersøke eller følge opp?

Forslag til formulering

Det er viktig at vi følger virksomhetens rutiner, både for å sikre god oppfølging og for å kunne planlegge driften. Samtidig ønsker jeg at du sier fra dersom forhold på arbeidsplassen gjør det vanskeligere å være i jobb.

Del 5: Oppsummering og avtale

Lederen oppsummerer:

• Det jeg har hørt, er at ...
• Vi er enige om å prøve følgende ...
• Jeg har ansvar for ...
• Du har ansvar for ...
• Vi følger opp igjen den ...

Spør medarbeideren:

• Har jeg forstått situasjonen riktig?
• Er det noe viktig vi ikke har snakket om?
• Er avtalene tydelige og realistiske?
• Er det behov for å involvere HR, bedriftshelsetjenesten, verneombud eller annen støtte?

Dokumentasjon etter samtalen

Dette bør dokumenteres

Grunnopplysninger

• navn på medarbeider
• navn på leder
• dato og sted for samtalen
• hvem som deltok
• bakgrunnen for samtalen, formulert nøytralt

Eksempel:

Samtalen ble gjennomført som del av virksomhetens rutine for oppfølging ved gjentatt korttidsfravær.

Arbeidsrelaterte forhold

Dokumenter kort:

• hvilke arbeidsoppgaver eller arbeidssituasjoner som er krevende
• hva medarbeideren opplyser om arbeidsevnen
• hvilke organisatoriske eller arbeidsmiljømessige forhold som skal undersøkes
• om det er behov for tilrettelegging
• om andre fagpersoner skal involveres

Avtalte tiltak

For hvert tiltak dokumenteres:

• hva som skal gjøres
• formålet med tiltaket
• hvem som har ansvar
• startdato
• varighet
• dato for evaluering
• hvordan effekten skal vurderes

Videre oppfølging

• dato for neste samtale
• hva lederen skal undersøke før neste samtale
• hva medarbeideren skal følge opp
• om avtalen skal justeres dersom situasjonen endrer seg

Dette bør normalt ikke dokumenteres

Unngå å dokumentere:

• diagnose dersom den ikke er nødvendig
• detaljer om behandling eller medisiner
• spekulasjoner om sykdom eller motivasjon
• karakteristikker som «lite robust», «upålitelig» eller «dårlig arbeidsmoral»
• private familieforhold som ikke er nødvendige for oppfølgingen
• rykter eller opplysninger fra kolleger
• lederens personlige antakelser
• mer informasjon enn virksomheten trenger for å følge opp arbeidssituasjonen

Dersom medarbeideren frivillig deler medisinske eller private opplysninger, betyr det ikke automatisk at opplysningene skal skrives ned.

Kort referatmal

Samtale om gjentatt korttidsfravær

Medarbeider:
[Navn]

Leder:
[Navn]

Dato:
[Dato]

Andre deltakere:
[Navn og rolle]

Bakgrunn

Samtalen ble gjennomført som del av virksomhetens rutine for oppfølging ved gjentatt korttidsfravær.

Medarbeiderens beskrivelse av arbeidssituasjonen

[Beskriv kort forhold knyttet til arbeidsevne, arbeidsoppgaver og arbeidssituasjon. Unngå unødvendige helseopplysninger.]

Forhold arbeidsgiver skal undersøke

• [Forhold 1]
• [Forhold 2]
• [Forhold 3]

Avtalte tiltak

Tiltak 1:
[Beskrivelse]

Formål:
[Hva skal tiltaket bidra til?]

Ansvarlig:
[Navn eller rolle]

Startdato:
[Dato]

Evalueringsdato:
[Dato]

Medarbeiderens ansvar

• [Avtale]
• [Avtale]

Lederens ansvar

• [Avtale]
• [Avtale]

Videre oppfølging

Neste samtale gjennomføres:

[Dato og tidspunkt]

Kommentarer eller uenighet

[Medarbeideren kan få anledning til å kommentere eller korrigere referatet.]

Referatet er gjennomgått med medarbeideren:
Ja / nei

Dato:
[Dato]

Lederens kontrolliste etter samtalen

• Har jeg dokumentert fakta og avtaler fremfor antakelser?
• Har jeg unngått unødvendige helseopplysninger?
• Er tiltakene konkrete?
• Er ansvar og tidsfrister tydelige?
• Har medarbeideren fått bidra til løsningene?
• Er tiltakene forsvarlige for medarbeideren og kollegene?
• Skal arbeidsmiljøforhold undersøkes på virksomhetsnivå?
• Er neste oppfølging avtalt?
• Oppbevares dokumentasjonen på riktig og sikkert sted?
• Skal opplysningene slettes når de ikke lenger er nødvendige?

Ved behov for en bredere undersøkelse av fraværsmønstre og arbeidsmiljø, les Høyt sykefravær i virksomheten - slik undersøker dere hva som ligger bak.

Viktig

Denne malen er et praktisk støtteverktøy. Den erstatter ikke virksomhetens egne rutiner, juridisk vurdering eller de formelle kravene som gjelder ved sykmelding, oppfølgingsplan og dialogmøter.

Kilder og veiledning

• NAV: Slik følger du opp sykmeldte
• Arbeidstilsynet: Oppfølging av sykmeldte
• Arbeidstilsynet: Tilrettelegging av arbeidet
• Datatilsynet: Sykdom og personvern på arbeidsplassen