Er medarbeiderundersøkelser anonyme?

Spørsmålet stilles av to grupper: ledere som vurderer å kjøpe, og ansatte som skal svare. Begge fortjener et presist svar.

Anonym og konfidensiell er ikke det samme

Dette forveksles hele tiden, og forskjellen er avgjørende.

Konfidensiell betyr at noen vet hvem du er, men lover å ikke fortelle det videre. Leverandøren har koblingen mellom deg og svaret ditt. Den er beskyttet av en avtale og av rutiner.

Anonym betyr at koblingen mellom person og svar ikke finnes. Svarene kan da ikke knyttes til en person med midler som med rimelighet kan tenkes tatt i bruk.

Et verktøy kan markedsføres som anonymt og likevel være konfidensielt. Spør leverandøren direkte: lagrer dere en kobling mellom person og svar? Svaret skal være nei.

Tre krav for at en undersøkelse er reelt anonym

Ingen identifiserende data lagres i selve svarraden. Ikke navn, ikke e-post, ikke ansattnummer, ikke IP-adresse. Spør leverandøren også om hva som logges teknisk utenfor svarraden, for eksempel i vevtjener eller hos underleverandør. En lenke som er unik per person er greit hvis den kun brukes til å hindre dobbeltsvar, og ikke lagres sammen med svaret.

Resultater vises aldri for små grupper. Dette er punktet dere bør kontrollere først. Har en avdeling fire ansatte og tre svarer, er det ikke vanskelig for lederen å gjette hvem som mener hva. Et anonymt verktøy må ha en nedre grense og håndheve den teknisk, ikke bare som en anbefaling.

Fritekstsvar behandles like strengt som tallene. Folk skriver ting som avslører hvem de er, ofte uten å tenke over det. Fritekst må derfor være underlagt samme grense som resten. Se også Slik kartlegger dere det psykososiale arbeidsmiljøet.

Hvorfor små grupper er selve problemet

Anonymitet handler ikke om løfter. Det handler om matematikk.

Sett en nedre grense for hvor få svar et resultat kan vises for. Bruker dere fem svar som grense, må avdelingen ha nok ansatte til at fem svar er realistisk å oppnå.

Les tabellen mot svarprosenten dere faktisk har hatt på tidligere undersøkelser. Ligger dere på 60 prosent, får en avdeling på åtte fem svar. En avdeling på fem må ha full oppslutning hver eneste gang.

For små avdelinger finnes det to ærlige løsninger. Enten vises virksomhetens tall i stedet, tydelig merket. Eller så dokumenteres det at enheten er for liten til å rapporteres separat. Det som ikke er greit, er å slå sammen to avdelinger for å komme over grensen, eller å vise resultatet likevel.

Hva ansatte bør spørre om før de svarer

• Lagres det noen kobling mellom meg og svarene mine?
• Hvor mange svar må det være før resultatet vises?
• Får lederen min se fritekstsvarene?
• Hvor lenge lagres svarene?
• Hvem har tilgang hos leverandøren?

Får du vage svar på disse, er det grunn til å spørre en gang til.

Hva arbeidsgiver må gjøre

Anonymitet fritar dere ikke fra å informere. Ansatte skal vite hva som samles inn, hvorfor, hvem som ser resultatene og hvor lenge de lagres, før undersøkelsen sendes ut. Se også Hvordan dokumentere psykososialt arbeidsmiljø.

Dere bør også si tydelig hva undersøkelsen ikke er. Den er ikke en kartlegging av enkeltpersoner, og den skal ikke brukes i personalsaker. En undersøkelse som oppleves som overvåkning, får lav svarprosent, og lav svarprosent gjør resultatet ubrukelig uansett hvor godt verktøyet er.

Behandles personopplysninger, gjelder personvernforordningen. Er en undersøkelse reelt anonym, faller den utenfor forordningens virkeområde, jf. artikkel 2 nr. 1 og fortale punkt 26. Skillet går på om koblingen mellom person og svar finnes.

Anonymitet er ikke en begrensning, det er forutsetningen

Det er lett å se den nedre grensen som en svakhet ved produktet. Vi mener det motsatte.

De tingene folk ikke sier til lederen sin ansikt til ansikt, er ofte de som betyr mest. Hvis de ansatte tror at svarene kan spores, svarer de pent. Da får dere en undersøkelse som bekrefter det dere allerede trodde, og ingenting endrer seg.

Grensen er prisen dere betaler for å få vite noe dere ikke visste.

Kilder og videre lesning

• Datatilsynet: Personvern på arbeidsplassen
• Datatilsynet: Undersøkelser blant ansatte
• NHO Arbinn: Medarbeiderundersøkelse, skritt for skritt
• Arbeidstilsynet: Psykososialt arbeidsmiljø

Se hvordan Arbeidshelseradaren kartlegger de 18 faktorene og gjør funnene til dokumentasjon

Artikkelen gir generell faglig informasjon og er ikke juridisk rådgivning. Virksomheter må vurdere egne arbeidsforhold, relevant regelverk og behovet for juridisk, arbeidsmedisinsk eller annen fagkyndig bistand.